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Pia Bork
Training, Support, Coaching für Office und Filesite



 

Tipps und Tricks rund um Word

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Funktion DATABASE - SELECT

  1. Generelle Funktion
    1. Schalter für DATABASE
    2. Accent graves `, Anführungszeichen ' und "
    3. Bedingungen mit WHERE
    4. Sortieren mit ORDER BY
    5. Spalten umbenennen mit AS
    6. Formate für Zahl und Datum
    7. Addieren und andere Berechnungen
    8. Tabellenformate
  2. Schalter für DATABASE
  3. SELECT-Anweisung
  4. Beispiel: Kursleiter, Kurse und Bürotage
  5. Beispiel: Wohnungen und Besitzer
    1. Adresszeilen übernehmen
    2. Zahlen formatieren
  6. Beispiel: Offene Rechnungen pro Kunde
  7. Beispiel: Liste der Kursleiter mit Anzahl
  8. Beispiel: Liste der Reiseteilnehmer in Serienbrief (Blog)
  9. Fehler "Ungültiges Seriendruckfeld"
  10. Fehler: zu wenig Zeichen werden ausgelesen

 

Der Schalter \s "SELECT ..." erlaubt eine Auswahl bestimmter Felder aus der Ursprungstabelle, eine Filterung und Formatierung.

\s "SELECT `Kurs`, Format (`Datum`, 'dd.mm.yyyy') as Datum, `Raum` FROM `Kurse$` WHERE ((`Name` = '{mergefield name}'));"

\s "SELECT `Kurs`, Format (`Date`, 'dd.mm.yyyy') as Datum, `Raum` FROM `Kurse$` WHERE ((`Name` = '{mergefield name}'));"

\s "SELECT `Name`, `Kurs`, `Datum`, `Raum` FROM `Kurse$` WHERE ((`Kurs` = 'Word')) ORDER BY `Raum`;"

SELECT *

suche alle Felder aus

 

SELECT `Name`, `Kurs`, `Datum`

verwende nur die Spalten: Name, Kurs und Datum

 

FROM `Kurse$`

Tabellenblattname aus einer Excel-Arbeitsmappe

 

Format (`Datum`, 'dd.mm.yyyy') as Datum

Datumsformat in der Schreibweise 03.09.2014 - immer notwendig, da sonst die amerikanische Schreibweise verwendet wird. Die Spaltenüberschrift muss ausdrücklich wiederholt werden: ... as Datum (ohne Anführungszeichen!). Besteht der Alias aus mehreren Worten, muss er in Accent Graves eingefasst werden: `Umsatz 2012`

 

Format (`Betrag`, '#,##0.00 €') as Betrag

Zahlenformat in der Schreibweise 1.500,25 €
Achten Sie auf die amerikanische Schreibweise im Nummerbild! Damit 1.500 herauskommt, müssen Sie #,##0 vorgeben! Punkt und Komma sind vertauscht.

 

WHERE ((`Kurs`= 'Word'))

Filter in der Spalte "Kurs" auf den Begriff "Word" - nur Wordkurse werden gezeigt.

Achten Sie auf die Accent Graves beim Spaltennamen und die einfachen Anführungszeichen beim Suchbegriff!

 

WHERE ((`Name` = '{mergefield name}'))

Filter in der Spalte "Name" auf den Namen, der im Seriendruckfeld "Name" aktuell verwendet wird (Beispiel dazu siehe hier).

Das Seriendruckfeld fügen Sie mit STRG+F9 ein, schreiben Sie dann zwischen die geschweiften Klammern: mergefield plus den Namen des Seriendruckfeldes. Achten Sie auf die einfachen Anführungszeichen rund um das Seriendruckfeld!

WHERE ((`Betrag`>1500))

Erlaubt sind Operatoren wie
> Größer oder >= Größer gleich
< Kleiner oder <= Kleiner gleich
= Gleich oder <> Ungleich

Achtung! Der SQL-Operator != für Ungleich wird von Word nicht akzeptiert.

WHERE ((`Kurs`= 'Word' OR `Kurs`= 'Excel'))

Erlaubt sind Operatoren wie
OR - Oder
AND - Und (gleichzeitig)

WHERE ((`Kurs` LIKE 'W%'))

LIKE sucht nach Mustern.

LIKE 'W%' - alle Kurse, die mit W beginnen
LIKE '%look%' - alle Kurse, die im Namen "look" haben

Es gibt auch NOT LIKE.

Platzhalterzeichen sind:
% - beliebig viele Zeichen
_ - ein Zeichen

ORDER BY `Raum`

Sortiere nach diesem Spaltennamen.

 

 

Es gibt auch die Möglichkeit, einfache Berechnungen durchzuführen.

 

Diese Auflistung mit der Anzahl der Kurse pro Dozent wird aus dieser DATABASE-Anweisung berechnet:

{database \d "D:\\Seminare\\Planung2.xlsx" \s "SELECT `Name`, count(`Kurs`) as Anzahl FROM `Kurse1$` group by `Name` order by `Name`;" \h}

"count(Spaltenname)" zählt die Kurse - gruppiert nach den Namen der Referenten, was mit "group by" angegeben wird.

"Count" ohne "Group by" kann nur als Gesamtsumme verwendet werden.
{database \d "D:\\Seminare\\Planung2.xlsx" \s "SELECT count(`Kurs`) as Gesamt FROM `Kurse1$`;" \h} gibt als Ergebnis:

 

 

Mit "sum (Spaltenname)" addieren Sie Werte. In den Spalten "Umsatz 2012" und "Umsatz 2013" stehen mehrere Werte, die addiert werden mit:

\s "SELECT SUM (`Umsatz 2012`) AS `Gesamt 2012`, SUM (`Umsatz 2013`) AS `Gesamt 2013` FROM `Umsatz$`"

Eine Formatierung für die Zahlen erreichen Sie mit einem zusätzlichen FORMAT:

\s "SELECT FORMAT (SUM (`Umsatz 2012`), '#,##0 €') AS `Gesamt 2012`, FORMAT (SUM (`Umsatz 2013`), '#,##0 €') AS `Gesamt 2013` FROM `Umsatz$`"

Weitere Berechnungsfunktionen sind:

29.04.2014

Verwendung

Die Funktion DATABASE wird hier beschrieben.