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Pia Bork
Training, Support, Coaching für Office und Filesite



 

Tipps und Tricks rund um Word

 

Seriendruck - Verzeichnis

  1. Grundlagen
  2. Verzeichnis mit Überschrift in der Kopfzeile
  3. Verzeichnis mit Überschrift am Anfang der Liste
  4. Verzeichnis mit Seminartitel in der Kopfzeile
  5. Verzeichnis mit Abfrage der Seminarnummer
  6. Produktkatalog mit Bildern
  7. Namensverzeichnis formatiert
  8. Verzeichnis gruppiert
  9. Verzeichnis im Blog 1 | 2 | 3 | 4 | 5
  10. Hinweis zu "Nächster Datensatz" im Verzeichnis (Blog)

Auf der Basis eines Seriendruck-Verzeichnisses erstelle ich aus einer umfangreichen Liste mit Teilnehmer-Informationen eine Namensliste. In der echten Umgebung wird die Liste aus einer Datenbank erzeugt, die sehr viele Spalten liefert; gespeichert wird die Liste als Excel-Tabelle.

Hinweis
Ich werde an dieser Stelle meistens gefragt, warum die Formatierung nicht gleich in Excel passiert. Die Excel-Tabelle wird jedes Mal aus der Datenbank neu exportiert und erscheint wieder unformatiert und in Rohform. Man müsste jedes Mal auf's Neue die Excel-Tabelle durchformatieren. Mit einem fertigen Seriendruck ist das bereits alles passiert und die Mitarbeiter müssen lediglich den Seriendruck starten.

 

Das Ziel ist eine reduzierte Liste, die nur wenige Spalte aus der Excel-Tabelle übernimmt, dafür aber die Teilnehmer durchnummeriert und eine Kopfzeile darübersetzt. Das soll dann so aussehen:

 

Das geht Schritt für Schritt so:

Starten Sie den Seriendruck mit "Sendungen | Seriendruck starten: Verzeichnis". Verbinden Sie das Dokument mit den Adressen. Fügen Sie die Felder, getrennt durch einen Tabulator ein.

Die erste Spalte "Vorname" beginnt nicht ganz vorne, sondern auf 1 cm. Davor kommt später noch die Nummerierung.

 

Achten Sie darauf:
  • Sie benötigen zwei Absatzmarken
  • Die Tabulatoren müssen für beide Absätze identisch sein
  • Die Nummerierung wird nur in Absatz 1 definiert, nicht aber in Absatz 2.

Stellen Sie den Cursor in die erste Zeile und weisen Sie eine Nummerierung zu: "Start | Nummerierung". Je nach Anzahl müssen Sie noch die Einrückung ändern. Ich habe gewählt:

Gehen Sie mit "Einfügen | Kopfzeile | Kopfzeile bearbeiten" in die Kopfzeile.

 

Erstellen Sie zuerst den Absatz für Datum und Seitenzählung. Bei mir steht das Datum links, die Seitenzahl in der Schreibweise "x / y" rechts. Das können Sie aber anordnen, wie Sie wollen. Ich habe nur eine Kopfzeile für das gesamte Dokument, bei mir ist "Erste Seite anders" nicht aktiviert.

Fügen Sie darunter mit den gleichen Tabulatoren die Überschriften ein. Formatieren Sie den Absatz nach Wunsch: Fettdruck, Linie darunter ...

Schließen Sie die Kopfzeile. Beenden Sie den Seriendruck mit "Sendungen | Fertigstellen und zusammenführen | Einzelne Dokumente bearbeiten: Alle".

Mit der gleichen Liste habe ich dann weitergearbeitet und ein Verzeichnis mit Seminartitel in der Kopfzeile erstellt.

26.04.2015

Nächster Datensatz

Wenn Sie mit "Verzeichnis" starten, dürfen Sie das Feld "Nächster Datensatz" nicht verwenden!

Download

Excel-Tabelle und Worddokument können Sie hier herunterladen (gezippt, Office 2010)