Tipps und Tricks rund um Word

 

Änderungen nachverfolgen: Bearbeitername

Der Bearbeitername, der bei Änderungen verwendet wird, ist in Word hinterlegt - unter "Datei / Optionen / Allgemein" können Sie den Namen sehen und ändern. Da der Name jederzeit zu ändern ist und jeder beliebige Name eingetragen werden kann, ist der Name nicht zuverlässig.

Änderungen des Bearbeiternamens gelten nicht rückwirkend - der neue Name gilt für alle Änderungen in allen Dokumenten ab jetzt. Der Bearbeiter-Name ist nicht nur der Name für die Änderungskennungen, sondern auch der Autorenname für Dokumente!

Der Benutzername wird in Änderungen als Bearbeitername angezeigt, die Initialen werden in Kommentaren verwendet.

An zwei Stellen lässt sich der Name ändern: wie oben gezeigt über die Optionen und unter "Überprüfen / Änderungen nachverfolgen / Benutzernamen ändern".

Das Ändern des Namens kann beispielsweise auch verwendet werden, um zwei Namen anzugeben - rechts das Kürzel des Auftraggebers und dann der Name des Schreibers.
Oder Name mit Datum: ich gebe morgens das Datum ein und kann dann später alle Änderungen eines Datums anzeigen lassen, weil jedes Datum praktisch ein eigener Benutzername ist.

So kann ich später die Änderungen eines Tages anzeigen und annehmen lassen. Das Vorgehen ist identisch wie beim Annehmen der Änderungen für einen Bearbeiter.

In vielen Firmen ist es üblich, als Benutzername den Firmennamen einzusetzen. Das mag sinnvoll erscheinen, wenn man Dokumente nach außen gibt - aber man nimmt sich auch die Chance, intern die Bearbeiter auseinanderzuhalten. Verwenden Sie stattdessen den Dokumentinspektor, um die Namen zu löschen.

Der Bearbeitername kann nicht nachträglich in Word geändert werden. Sie haben aber zwei Möglichkeiten:

• Alle Namen mit dem Dateiinspektor entfernen: Namen entfernen
• Die Namen mit XML-Techniken entfernen: Name nachträglich ändern

 

05.05.2013