Tipps und Tricks rund um Excel

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Pivot-Bericht über mehrere Tabellen (2)

1. Pivot: Start
2. Mehrere Datenbereiche zusammenfassen
3. Beispiel Rücksendungen zählen
4. Beispiel Fragebogen auswerten
5. Beispiel Datum gruppieren
6. Pivot-Bericht aus mehreren Tabellenblättern (ab Excel 2013)
7. Beispiel Textlisten auswerten (Blog) 1 | 2

In Teil 1 haben Sie gelesen, wie ab Excel 2013 ein Pivot-Bericht mit zwei Tabellen erstellt werden kann. In diesem Teil geht es darum, wie man mit mehreren Tabellen umgeht; Teil 3 erklärt, wie berechnete Felder (Measure) für diese speziellen Pivot-Berichte erstellt werden.

Ich habe fünf Tabellen, die alle als formatierte Tabellen angelegt und benannt sind. Sie können sich Arbeitsmappe herunterladen; in der Variante "Pivot_Basistabellen.xlsx" finden Sie nur die Tabellen, ohne Pivot-Bericht und in der Variante "Pivot_Datenmodell.xlsx" finden Sie alles bereits mit dem Bericht vor.

Tab_Vertreter (A) und Tab_Kunden (B) sind die formatierten Tabellen mit den Grunddaten für die Vertreter bzw. die Kunden.

In Tab_Vertreter die Spalte "ID" für die Vertretet wichtig, in Tab_Kunden die Spalte "Kunden-Nr".

Außerdem gibt es drei Tabellen mit Umsätzen für die Jahre 2013, 2104 und 2015.

Jede der drei Tabellen besteht aus den Spalten ID (für den Vertreter), Kunden-Nr. (für den Kunden) sowie den Monaten Januar bis Dezember, einer Summe pro Zeile und einer Ergebniszeile.

Als Ergebnis soll ein Bericht erstellt werden, in dem die Vertreter-Namen, die vom Vertreter betreuten Kunden sowie die Jahressummen aufgeführt werden.

Die Datenbeziehungen sind zuerst für die Vertreter mit jeder Jahrestabelle zu erstellen.

Klicken Sie auf "Daten | Beziehungen | Neu". Wählen Sie die erste Jahrestabelle (Tab_Auftrag_2013) und bestimmen Sie die Spalte, die die Verbindung zur Vertreter-Tabelle herstellt: ID. Verknüpfen Sie dann mit der Vertreter-Tabelle (Tab_Vertreter) und ebenfalls der Spalte ID.

Genauso wie in Teil 1 beschrieben, liegt auch hier eine 1:n-Beziehung vor. "Tab_Vertreter" stellt die eindeutige Zuordnung dar (der 1-Teil); "Tab_Auftrag_2013" ist eine Mehrfachzuordnung (der n-Teil).

• Tabelle: Tab_Auftrag_2013
• Spalte (fremd): ID
• Verwandte Tabelle: Tab_Vertreter
• Verwandte Spalte (primär): ID

Bestätigen Sie die erste Beziehung mit OK und legen Sie die gleichen Beziehungen für Tab_Auftrag_2014 und Tab_Auftrag_2015 an. Alle drei Tabellen sind zum Schluss mit der "Verwandten Tabelle" Tab_Vertreter über die Spalte ID verbunden.

Es folgt die Datenbeziehung für die Kunden mit jeder Jahrestabelle. Hier ist die Tabelle "Tab_Kunden" der eindeutige und "Tab_Auftrag_2013" wieder der Mehrfach-Teil.

• Tabelle: Tab_Auftrag_2013
• Spalte (fremd): Kunden-Nr.
• Verwandte Tabelle: Tab_Kunden
• Verwandte Spalte (primär): Kunden-Nr.

Bestätigen Sie die Beziehung mit OK und legen Sie die gleichen Beziehungen für Tab_Auftrag_2014 und Tab_Auftrag_2015 an. Alle drei Tabellen sind zum Schluss mit der "Verwandten Tabelle" Tab_Kunden über die Spalte Kunden-Nr. verbunden.

Wenn ale sechs Beziehungen fertig sind, sieht der Dialog so aus:

Klicken Sie in die Tabelle "Tab_Vertreter" und beginnen Sie mit "Einfügen | PivotTable" den Pivot-Bericht wie in Teil 1 beschrieben. Vergessen Sie nicht, die Option "Dem Datenmodell diese Daten hinzufügen" zu aktivieren!

In der "Aktiv"-Ansicht sehen Sie jetzt nur die Vertreter-Tabelle. Klicken Sie auf "Alle". Klicken Sie jede einzelne Tabelle mit rechter Maustaste an und wählen Sie "Auf der aktiven Registerkarte anzeigen". Wechseln Sie zurück zu "Aktiv" - jetzt müssen Sie dort die Tabellen Vertreter, Kunden, Auftrag 2013 bis Auftrag 2015 sehen.

Ziehen Sie aus den Jahrestabellen die Spalten "Summe 2013" bis "Summe 2015" in die Werte. Aus der Vertreter-Tabelle ziehen Sie den Namen in die Zeilen und darunter aus der Kunden-Tabelle die Kunden-Nr. Die Optik bestimmen Sie mit "PivotTable-Tools | Entwurf". Ich habe gewählt "Berichtslayout: Tabellenformat" und "Teilergebnisse: in der Gruppe unten anzeigen". Die Farbe kommt bei mir vom PivotTable-Format "Pivot-Format Dunkel 14"

 

14.02.2016