Tipps und Tricks rund um Word

 

Probleme beim Vergleich von Dokumenten

1. Nummerierte Überschriften
2. Viele kleine Änderungen
3. Verschobene Texte
4. Fazit

Word bietet beim Vergleichen zwei Optionen: Vergleichen und Kombinieren. Der Unterschied ist nur merkbar, wenn in einem oder beiden Dokumenten Änderungskennungen vorhanden sind. Beim Vergleichen werden von Word die Änderungen angenommen, beim Kombinieren werden die Änderungskennungen übernommen.

Im professionellen Einsatz hatte lange Jahre das Produkt Workshare Compare (früher Deltaview) die Nase vorn; es wird heute noch besonders in Anwaltskanzleien häufig eingesetzt. Workshare kann Word-Dokumente und PDFs vergleichen, aber nicht wie Word Änderungen kombinieren.

Es gibt diverse Probleme ...

Vergleich bei Nummerierungen

Originaldokument	Geändertes Dokument

 

Eingefügt habe ich die Überschrift "1 Vorbemerkung" - damit wird "Frühjahrsfeldzug" von 1 zu 2 geändert. Außerdem ist die erste Textzeile ergänzt worden. Statt "Freiheitskriege" steht jetzt ein erweiterter Satz "Unter den Freiheitskriegen versteht man".

Workshare zeigt das korrekt an:

 

Word hat so seine Probleme, je nach Einstellung für die Sprechblasendarstellung.

Alle Überarbeitungen inline anzeigen: Fehldarstellung in der hinzugefügten Überschrift, die Zeile darunter wird korrekt dargestellt genauso wie die Änderung der Nummerierung der nächsten Überschrift.
In der ersten Überschrift hat ja nie "Freiheitskriege" gestanden, das Wort war ein Bestandteil des folgenden Absatzes und wurde dort gelöscht! Korrek tist wieder, dass die "1" und "Vorbemerkung" neu hinzugefügt wurde.
Überarbeitungen in Sprechblasen anzeigen: Korrekte Darstellung der hinzugefügten Überschrift, dafür fehlt jetzt der Hinweis bei der geänderten Nummerierung der zweiten Überschrift

 

Langes Word-Dokument

Ein langes Word-Dokument mit 250 Seiten Text, einfachen Tabellen für Text sowie kleineren Grafiken hat folgende Bearbeitungen: doppelte Leerschritte wurden gelöscht, Texte wurden gelöscht oder geändert, Textbereiche wurden verschoben. Insgesamt liegen 65 neu geschriebene, 135 gelöschte und 8 verschobene Textteile vor.

Der Word-Vergleich ist in wenigen Sekunden erledigt und zuverlässig. Alles wird korrekt erkannt.

Workshare braucht mit drei Minuten deutlich länger und findet leider nicht alle Änderungen.

• Änderungen im Inhaltsverzeichnis werden nicht gekennzeichnet. Es sind Kapitel entfallen, Workshare markiert das aber nicht als "Gelöscht" - obwohl die Option "Ignore Field Codes" nicht aktiviert ist!
• Gelöschte Leerschritte werden durchgängig nicht gekennzeichnet - allerdings habe ich auch nicht die (unübliche) Einstellung verwendet "Compare at Character Level".

Die übrigen Änderungen (verschobene Texte, Löschungen) werden korrekt gefunden.

 

Viele kleine Änderungen

In einem dreiseitigen Dokument wurden sehr viele kleine Änderungen vorgenommen: insgesamt 280 Überarbeitungen, darunter 30 Formatänderungen. Das Dokument hat mehrere Überschriften, die nicht nummeriert sind und besteht aus reinem Text.

Word kennzeichnet alle Änderungen penibel genau, auch die geänderten Formate werden aufgelistet. Workshare findet nur 234 Änderungen. Nicht gekennzeichnet werden bei Workshare:

• Eingefügte Absatzschaltungen (ENTER-Taste gedrückt)
• Formatänderungen (Überschriften von Ebene 1 zu Ebene 2)

Nicht besonders gut löst Workshare den Vergleich einer nachträglich erzeugten Auflistung. Word zeigt diese Stelle sehr realistisch, Workshare interpretiert die eingefügten Absatzschaltungen als gelöscht und neu eingefügt:

Original-Stelle
Word-Vergleich
Workshare-Vergleich

 

Verschobene Texte

In einem vierseitigen Vertrag werden Paragrafen und Absätze verschoben. Dadurch ändert sich teilweise die Nummerierung der Überschriften. Es gibt insgesamt 8 Verschiebungen - weder Word noch Workshare schneiden hier sehr gut ab.

Word macht es insgesamt besser, aber nicht perfekt. Nummerierungen an Originalstellen werden sehr verwirrend dargestellt. Zweifach durchgestrichene Nummern für den verschobenen Text ... damit kann man nicht viel anfangen. Aber ansonsten sind Anordnungen und Kennzeichnungen korrekt und nach ein bisschen Einlesen auch verständlich.

Original-Vertrag Beide Paragrafen wurden verschoben.
Word-Vergleich
Workshare-Vergleich

 

Workshare hat mich restlos verwirrt. Die alten Nummerierungen scheinen gar nicht auf - ein gelöschtes Paragrafenzeichen ohne Nummerierung ... damit lässt sich wenig anfangen. Die Platzierung der verschobenen Texte ist auch eher wirr. Es wird nicht an der ursprünglichen Stelle die Verschiebung gekennzeichnet, sondern zuerst der an dieser Stelle jetzt neu platzierte Text aufgezeichnet und danach der verschobene Text. Allerdings auch nicht zusammenhängend, sondern mit einem Einschub.

Workshare hat durchaus alle Verschiebungen gekennzeichnet, die Interpretation ist aber schwierig und teilweise nicht möglich. Außerdem werden alle Nummerierungen als gelöscht und neu hinzugefügt gekennzeichnet: das ist verwirrend.

Fazit

Perfekt ist kein Vergleich - und ganz schlecht ist auch keiner. Im Große und Ganzen bin ich aber mit Word zufriedener und zwar aus zwei Gründen:

• Word findet alle Änderungen, soweit ich das getestet habe.
  Anmerkung: es ist nicht möglich, eine Garantie zu geben! Workshare (Deltaview) galt viele Jahre als "gerichtssicher" - aber ich wage so eine Aussage nicht.
• Word kann mir die Formatierungänderungen zuverlässig anzeigen

Wenn ich dann in Betracht ziehe, dass ich den Word-Vergleich unmittelbar zur Verfügung habe und Workshare sehr teuer kaufen muss, fällt meine Entscheidung eindeutig zugunsten von Word aus.

Für Workshare spricht allerdings (und das darf man in Kanzleien nicht vernachlässigen!), dass es sehr viel besser mit nummerierten Überschriften zurecht kommt.

27.04.2013