Tipps und Tricks rund um Word
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Formate von Seriendruckfeldern
Unter Office 2003 wurden Excel-Adresstabellen mit DDE angesprochen. Diese Verbindung hat die Formate von Excel-Zahlen nach Word übertragen. Mit dem neuen OLE DB werden die Formate nicht mehr übertragen. Sie können entweder DDE wieder aktivieren oder die Zahlenschalter in Word einfügen. Wie das geht, steht hier.
04.06.2012
Updates
Zu Fußnotentrennlinien habe ich Neues geschrieben: mir ist nämlich heute eine rechtsbündige Linie begegnet. Das habe ich mitsamt Problemlösung beschrieben.
Das zweite Update betrifft Inhaltsverzeichnisse. Wir haben heute im Kurs Einrückungen geübt: es ging besonders um lange Überschriften mit zwei Zeilen. Daraus habe ich gleich eine Anleitung gebaut.
22.05.2012
Vergleich von Dokumenten
Dokumente vergleichen - darin hatte Word keinen guten Ruf, schlägt sich aber einigermaßen wacker gegen den Profi-Konkurrenten Workshare Compare. Für mich ist das Vergleichen großer und komplexer Dokumente sehr wichtig. Ich habe darum begonnen, die Stärken und Schwächen der Vergleichsmöglichkeiten zu untersuchen. Sie werden in den nächsten Tagen hier meine Ausarbeitungen finden.
20.05.2012
Einfügen mit oder ohne Format
Die Einfüge-Optionen sehen Sie zwar täglich - aber wissen Sie auch, was der Unterschied ist zwischen "Formatierung zusammenführen" und "Zielformatvorlage verwenden"? Die Auswirkungen sind meist auch nicht ganz klar und so stellt manch einer mit Verwunderung fest, dass vermeintliche Überschriften gar keine mehr sind.
Ich habe es hier zusammengefasst und die Unterschiede und Auswirkungen erklärt.
05.05.2012
Listen aus Seriendruckfeldern
Ich bin mal wieder auf ein interessantes, allerdings altes Problem gestoßen, das so manchen Anwender vor ein unlösbares Problem stellt. Aus einer großen Namenstabelle mit vielen Spalten soll eine Teilnehmerliste erstellt werden. Das Instrument wird schnell gefunden: Sendungen/Seriendruck. Aber dann passieren sonderbare Dinge: die Tabellenüberschrift wird irgendwo mitten im Blatt wiederholt, der erste Datensatz einer neuen Seite fehlt jeweils.
Das vermeidet man, wenn man den Seriendruck als "Verzeichnis" startet - dann reicht eine einzige Tabellenzeile. Mit "Etikett" oder "Brief" ist die Position des Feldes "Nächster Datensatz" wichtig - nicht am Ende des vorhergehenden, sondern am Beginn des nächsten Datensatzes: hier genauer beschrieben.
26.04.2012
Formatvorlagen - Auflistung
Beim Erstellen von Vorlagen hilft es, wenn Sie genau wissen, welche Formatvorlagen die Basis für andere Formatvorlagen sind und welche davon änderbar sind bzw. welche nicht angepasst werden können. Ich habe dazu eine Liste der Formatvorlagen erstellt und aufgeführt, welche Formatvorlage welche Basis hat.
Lesen Sie hier darüber.
25.04.2012
Inhaltsverzeichnis - die zweite
Inhaltsverzeichnisse können nicht nur aus Überschriften erstellt werden - Sie können jedes beliebige Wort verwenden, es muss noch nicht einmal im Text vorkommen!
Im gleichen Dokument können Sie auch mehrere Inhalts-Verzeichnisse erstellen - in einem Vertrag pro Abschnitt ein eigenes, in einer Schulungsunterlage eines für Fragen und eines für Antworten. Dazu werden Felder verwendet: TC und TOC kommen zum Einsatz.
Am Beispiel von Ursulinus elasticus und einem Frage-Antwort-Dokument sehen Sie hier, wie ds geht
24.04.2012
Index
Ein einfacher Index ist vielen bekannt (wenn nicht, dann lesen Sie hier und hier) - aber dass man beliebig viele Indizes in einem Dokument erstellen kann, kennen nicht so viele. Beispielsweise kann es einen Index für Abkürzungen, einen für Definitionen, einen für Orte, einen für Personen geben. Genauso wie ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dateien gehen kann, ist das auch mit einem Index möglich. Lesen Sie hier, wie das geht.
23.04.2012
Inhaltsverzeichnis
Es gibt zwei automatische und ein manuelles Inhaltsverzeichnis - das führt immer wieder zur Verwirrung. Ich habe hier beschrieben, wo die Unterschiede sind. Aus meiner Sicht sind die beiden automatischen Verzeichnisse nicht gut formatiert und ich habe sie mir angepasst. Damit ich das nicht immer wieder tun muss, habe ich mir das veränderte Inhaltsverzeichnis als Schnellbaustein angelegt - wie das geht, lesen Sie hier.
Zum Schluss habe ich noch zusammengefasst, wie man mit RD-Feldern ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dateien erstellen kann. Lesen Sie hier, wie Sie in einer separaten Datei ein Inhaltsverzeichnis erstellen.
14.04.2012
Standard und Standardwerte
Ist Ihnen schon aufgefallen, dass innerhalb von Tabellen die Textabsätze ohne Abstand, im normalen Text aber mit Abstand sind? Zumindest ist das so lange der Fall, bis Sie irgendwann mal in der Formatvorlage "Standard" den Abstand NACH verändern. Dann wird wie von Geisterhand plötzlich auch in Tabellen der Abstand größer. Warum das so ist? Weil die Tabellen ihren Abstand aus "Standard" holen, die normalen Absätze aber aus den "Standardwerten". Jetzt werden Sie zu Recht sagen, dass doch die Formatvorlage Standard auch einen Abstand NACH definiert. Nein, tut sie nicht - sie ist eigentlich leer ... Ich habe es hier einmal aufgedröselt.
07.04.2012
Word 2007 und 2010
Meine Webseiten bedurften einer grundlegenden Renovierung und wie so oft stellte es sich als wesentlich einfacher heraus, alles neu zu gestalten - das Umbauen der alten Seite wäre eine allzu aufwändige Sache geworden. Darum entsteht hier ein neuer Auftritt: beginnend mit Word 2007 und 2010.
Ich werde auf diesen Seiten Anleitungen geben für das "Wie" und das "Warum". Begleitet wird das häufig von einem strikten "Never ever do this".
Hinweise zur Bedienung
Die Navigation entspricht eher einem Lexikon als einem Handbuch - alle Anleitungen sind unter dem Namen des Word-Befehls alphabetisch aufgelistet. Wenn Sie also etwas zu "Formatvorlagen" suchen, klicken Sie links auf "F" und dann auf "Formatvorlagen". Die Befehle werden so benannt, wie sie im Word-Menüband verwendet werden.
Erwarten Sie kein Handbuch. Es kann sein, dass Sie zu manchen Themen keine oder nur sehr kurze Erklärungen bei mir finden, weil ich dazu entweder kein Spezialwissen habe oder weil ich es aus der Praxis zu wenig kenne. Andererseits werde ich hin und wieder Seitenwege beschreiten - und beispielsweise das eine oder andere zur Zusammenarbeit mit Sharepoint 2010 schreiben.
02.03.2012