Tipps und Tricks rund um Word

 

Versionen in Sharepoint

Dateien, die in einer Sharepoint-Bibliothek gespeichert werden, können versioniert werden. Dann zeigt Word unter "Datei / Versionen" einen veränderten Dialog an. Sie finden im folgenden eine Kurzfassung und die ausführliche Erläuterung zu den Vorbereitungen für die Sharepoint-Bibliothek hier und den Ausdruck bzw. die Vorbereitung einer Vorlage hier.

Einstellung der Sharepoint-Bibliothek

In der Sharepoint-Bibliothek muss unter "Bibliothekseinstellungen / Allgemeine Einstellung" die "Versionierungseinstellung" aktiviert werden.

 

Standardmäßig ist "Keine Versionskontrolle" aktiv. Sie haben die Wahl zwischen Haupt- und Haupt-/Nebenversionen. Im ersten Fall erzeugt jedes Speichern die nächste Versionsnummer, im zweiten werden solange Unterversionsnummern erzeugt, bis Sie eine neue Hauptversion veröffentlichen.

Öffnen und Speichern in Word

Bearbeiten Sie das Dokument in Word und speichern Sie es dort ganz normal mit dem Befehl "Datei / Speichern". Damit wird die nächste Nebenversion (z. B. 1.2) erstellt. Die nächste Versionsnummer wird nur vergeben, wenn es vor dem Speichern auch Änderungen im Dokument gab! Um aus dieser Nebenversion (1.2) eine Hauptversion zu machen, schließen Sie das Dokument in Word.
Klicken Sie im Sharepoint auf "Hauptversion veröffentlichen"; Sie können einen Kommentar hinzufügen. Nach dem Bestätigen wird die Versions-Hauptnummer weitergezählt (aus 1.2 wird 2.0). Über den "Versionsverlauf" sehen Sie die bisherige Bearbeitung.

Wenn Sie "Nebenversionen löschen", werden nur die Hauptversionen behalten.

In Word wird unter "Datei / Informationen" angezeigt, welche Versionen es zu diesem Dokument bereits gibt:

Sie sehen alle Versionen von 1.0 bis 2.0 mit Speicherdatum und Verfassernamen. Die aktuelle Version ist gerade geöffnet und darum ausgegraut.
Mit Klick auf "Versionen verwalten" gelangen Sie in das Auswahlmenü - hier können Sie die Versionen vergleichen. Es startet der Word-Dokumentenvergleich.

 

02.08.2012