Tipps und Tricks rund um Word

 

Serienetiketten mit Absender

Serienetiketten haben oberhalb der Empfängeranschrift eine Zeile mit der Absenderangabe.

Dazu wird auf dem ersten Etikett die Zeile eingefügt, in kleiner Schrift formatiert und mit einer Rahmenlinie unten versehen. Anschließend wird mit "Sendungen | Etiketten aktualisieren" die Zeile auf alle Etiketten übertragen.
Nachteilig ist dabei, dass auch die leeren Etiketten am Ende der zusammengestellten Seriendatei diese Zeile erhalten. Im Ausdruck sind damit die Etiketten verhunzt - sie lassen sich nicht mehr verwenden. Es ist auch Verschwendung von Toner.

Besser wäre es also, wenn die Zeile nur gedruckt wird, falls eine Adresse vorhanden ist. Das lässt sich abfragen. Da ich nicht sicher sein kann, dass alle Adressfelder tatsächlich ausgefüllt sind, frage ich nicht ab, ob der Ort oder die PLZ oder die Straße leer ist. Sicher ist, zu erkunden, ob eine Datensatznummer vorliegt. Das lässt sich mit dem Feld MERGEREC herausfinden. Das Feld hat unter "Sendungen | Regeln" den irreführenden Namen "Datensatz zusammenführen".

Gehen Sie so vor:

• Schreiben Sie zuerst die Absenderzeile und formatieren Sie sie mit Schriftgröße und Rahmenlinie unten
• Markieren Sie die Zeile
• Drücken Sie STRG+F9 - die Absenderzeile wird jetzt in ein Feld gefasst
• Schreiben Sie jetzt die übrigen Felder, die Anführungszeichen und alles andere dazu

Wenn MERGEREC nicht leer ist	{IF {MERGEREC} <> "" ...
dann schreibe den Absendertext	... "Pia Bork | Straße | Ort
gefolgt von einer Absatzmarke
und am Beginn der Zeile darunter abgeschlossen mit Anführungszeichen; sonst soll nichts passieren (zwei Anführungszeichen)	" ""}
Der ganze Ausdruck sieht so aus:

In Rot markiert habe ich die Adresszeile, die n ach "München" mit einer Absatzmarke endet. Geschlossen wird die Zeile unterhalb mit den Anführungszeichen (noch in Rot). Darauf folgen zwei Anführungszeichen als Kennzeichen für "sonst tue nichts". Direkt daneben folgt das Anrede-Feld. Es sieht so aus, als würde die Anrede unterstrichen - das ist aber nicht so, weil die Absenderzeile vorher mit der Absatzmarke nach "München" beendet wird.

Die Absenderzeile wird jetzt nur noch ausgefüllt, wenn ein Datensatz vorliegt. Die letzten Etiketten am Ende des Seriendrucks werden nicht mehr mit der Adresszeile gefüllt.

27.04.2016