Tipps und Tricks rund um Word

 

Seriendruck Basis

Seriendruck bedeutet: Briefe, Etiketten, Mails an viele Adressaten. Die Adressen gibt es in Form einer Excel-Tabelle, seltener als Word-Tabelle, einer Datenbank oder der Outlook-Kontakte.

Die Adressquelle muss bestimmte Formen erfüllen

• Die erste Zeile (und zwar wirklich die erste Zeile der Tabelle!) beinhaltet die Spaltenüberschriften: Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort und so weiter.
• Jede Spalte braucht eine Überschrift.
• Die Tabelle muss geschlossen sein.

Dann geht es in Word weiter. Bei Briefen öffnen Sie das Briefformular, bei Etiketten bleiben Sie auf einem leeren Blatt.

• Schritt 1: Klicken Sie auf "Sendungen | Seriendruck starten" und wählen Sie, was Sie machen wollen.
• Schritt 2: Klicken Sie auf "Empfänger auswählen", suchen Sie nach der Adresstabelle oder -liste. Wählen Sie im nächsten Schritt aus, welches Tabellenblatt Sie brauchen.
• Schritt 3: Stellen Sie den Cursor an die Stelle, an der das erste Seriendruck eingefügt werden soll - z. B. die Anrede. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil neben "Seriendruckfeld einfügen". Fügen Sie das erste Seriendruckfeld ein.
• Schritt 4: Beenden Sie den Seriendruck mit "Fertig stellen und zusammenführen | Einzelne Dokumente bearbeiten". Bestätigen Sie "Alle".

Im vierten Schritt wird ein zweites Dokument erstellt, in dem sich keine Seriendruckfelder befinden, sondern die ausgefüllten Adressdaten. Dieses Dokument wird ausgedruckt, muss aber nicht unbedingt gespeichert werden.

Zum Seriendruck gibt es viele Besonderheiten, Sie finden alle Themen unter dem Buchstaben S im Lexikon.

10.04.2017