Tipps und Tricks rund um Word

 

SET für Berechnungen mit Seriendruckfeldern

In der Datenquelle gibt es mehrere Spalten mit Werten - zum Beispiel Betrag_Jan, Betrag_Feb, Betrag_Mrz. Im Serienbrief soll an mehreren Stellen die Summe dieser drei Monatsbeträge genannt werden. Die Berechnung kann so erfolgen:

{={Mergefield Betrag_Jan}+{Mergefield Betrag_Feb}+{Mergefield Betrag_Mrz}}

Das wäre aber viel zu umständlich, wenn man diesen langen Ausdruck mehrfach verwenden will. Auch weitere Berechnungen wie Prozente auf die Gesamtsumme wären sehr unhandlich.

Einfacher und handlicher wird es, wenn Sie die gesamte Berechnung in eine Textmarke packen und dann auf diese Textmarke verweisen. Verwendet werden SET und REF.
SET wird verborgen - damit Sie überhaupt damit arbeiten können, müssen Sie mit ALT+F9 in die Anzeige der Feldfunktionen umschalten. Mit ALT+F9 schalten Sie später auch wieder zurück.

{SET Textmarkenname {={mergefield name1}+{mergefield name2}+....+{mergefield namex}}}

{REF Textmarkenname}

Stellen Sie sich an den Beginn des Dokumentes und drücken Sie STRG+F9 für ein leeres Feld. Tippen Sie SET und vergeben Sie einen Textmarkennamen.
Erneut STRG+F9 drücken und mit = beginnen.
Anschließend die Seriendruckfelder hinter das = und vor der schließenden Klammer von {= } eingeben. Sie können das mit "Sendungen | Seriendruckfelder einfügen" vereinfache. Dazwischen tippen Sie immer das Pluszeichen.

Achten Sie genau darauf, wo die geschweiften Klammern jeweils auf- und zugehen. Ich habe den Beginn mit einem roten Pfeil gekennzeichnet - das ist das Feld SET. Diese Klammer geht ganz hinten zu. Dann öffnet sich die Klammer für das Berechnungs-Feld (=) und geht auch hinten wieder zu - gekennzeichnet mit dem blauen Pfeil. Jedes Mergefield hat eine öffnende und schließende Klammer - ein grüner Pfeil für das erste und das letzte Feld.

Sie sehen übrigens oben, dass bei einem Seriendruckfeld ohne Leerschritt der Name in Anführungszeichen gefasst sein kann - oder nicht. Beides ist möglich. Seriendruckfeldnamen mit Leerschritten erfordern zwingend das Einfassen in Anführungszeichen!

Jetzt ist die Textmarke mit den Namen "Gesamt" gefüllt mit der Addition aus drei Monaten.

An allen Stellen im Dokument können Sie jetzt einfach mit {REF Gesamt} die Summe der drei Monate einfügen. Eine Berechnung ist ebenfalls möglich:

{= {REF Gesamt}*10%}

27.04.2016