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Pia Bork
Training, Support, Coaching für Office und Filesite



 

Tipps und Tricks rund um Word

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Kontaktaufnahme

Beim Öffnen von Dateien kommt es teilweise zu einer langwierigen "Kontaktaufnahme" zu einem für einen Normaluser oft nicht verständlichen Pfad.

Beim Öffnen wird sekunden- oder minutenlang die Kontaktaufnahme gezeigt. Zu sehen ist zumeist ein Pfad, der mit zwei Backslashes startet.

 

 

Zuerst einmal: das ist nicht gefährlich, kein Virus, kein schlimmer Zugriffsversuch. Das Dokument sucht schlicht und einfach nach seiner Vorlage.

Bei der Erstellung eines Dokumentes wird die Dokumentenvorlage (DOTX oder DOTM) im Dokument mit Namen und Pfad abgelegt. Das kann ein Pfad in der Form Y:\Templates sein, aber auch \\server.muc.offce\templates. Die letzte Schreibweise nennt sich UNC-Pfad, sie ist in den großen Firmen gebräuchlicher als die Laufwerksbuchstaben.

Findet das Dokument nicht auf Anhieb diesen angegeben Pfad mit dem Template, sucht Word danach. Schlägt die Suche fehl, verbindet sich Word mit der Normal.dotm des Anwenders.

Auf einem PC, der nicht mit dem Internet oder dem Firmennetzwerk verbunden ist, wird erst gar keine Suche durchgeführt.

Sie können das Suchen einfach mit Klick auf "Abbrechen" oder durch Drücken der ESC-Taste abbrechen. Das Dokument öffnet sich trotzdem.

Verhindern kann man das nicht - ein Dokument mit Template-Zuweisung sucht danach. Da jedes Dokument ein Templates hat ... nun, sucht eben jedes Dokument. In einem Fall merken Sie die Suche nicht: wenn das Dokument auf der Normal.dotm basiert. Die gehört grundsätzlich zu Word und liegt auf jedem PC vor, auf dem Word installiert ist.

Sie können beim Erstellen eines Dokumentes verhindern, dass auf einem fremden Rechner diese Sucherei den Empfänger nervt.

Methode 1:

Verwenden Sie für die Vorlagen einen Pfad auf C: und nicht auf einem Netzlaufwerk. Das hat den Nachteil, dass Vorlagen für jeden Benutzer verteilt werden müssen und bei Änderungen immer wieder auf alle PCs eingegriffen werden muss. Der Vorteil ist, dass die Dokumente beim Empfänger ohne Verzögerung geöffnet werden.

Achten Sie aber dann darauf, dass Sie die Vorlagen nicht im Benutzerpfad (im Userprofil) speichern. Denn der lokale Pfad wird komplett im Dokument behalten. Der Empfänger sieht also, wo Sie die Vorlagen speichern - und bei Verwendung des Benutzerpfades sieht der Empfänger auch den Usernamen. Der ist in der Regel mit dem Windows-Anmeldenamen identisch und geht niemanden etwas an.

Methode 2:

Löschen Sie die Vorlage beim Speichern aus dem Dokument. Speichern Sie Ihr Dokument einmal.

Klicken Sie im Register "Entwickertools" auf "Dokumentvorlage". Löschen Sie den Eintrag unter "Dokumentvorlage" heraus.

Kontrollieren Sie unbedingt, dass bei "Dokumentformat-
vorlagen automatisch aktualisieren" kein
Häkchen gesetzt ist!

 

Damit wird die Dokumentvorlage vom Dokument gelöst und die Normal.dotm dahintergelegt. Das birgt keinerlei Gefahren, weil zu diesem Zeitpunkt die notwendigen Formatvorlagen bereits in das Dokument kopieren wurden.

Speichern Sie anschließend das Dokument.

Das kann auch für die Vorlage automatisiert werden. Beim Schließen eines Dokumentes wird automatisch die Vorlage entfernt:

Sub AutoClose()
'Entfernt die Dokumentvorlage aus dem Dokument
With ActiveDocument
    .UpdateStylesOnOpen = False
    .AttachedTemplate = ""
End With
ActiveDocument.Save
End Sub

Dabei ist eingestellt, dass die Formatvorlagen nicht aktualisiert werden; dann wird das Template gelöscht und das Dokument anschließend noch mal gespeichert.

 

16.01.2013/29.11.2015

 

 

UNC

Uniform (oder Universal) Name Convention - der Standard für die Bezeichnung von Netzwerkpfaden

Entwicklertools

Wenn das Register bei Ihnen nicht erscheint, klicken Sie auf "Datei / Optionen / Menüband anpassen" und machen Sie ein Häkchen bei "Entwicklertools".

In Word 2007 geht es über "Office-Menü / Häufig verwendet" und aktivieren hier die "Entwicklerregisterkarte"