Tipps und Tricks rund um PowerPoint

 

PowerPoint-Wissen

Es ist schon sehr umstritten, welches Wissen in Word zur absoluten Basis gehört. In PowerPoint ist es etwas schwieriger. Ich kenne viele Büros, in denen PowerPoint selten verwendet wird. Das Problem ist auch, dass gerade PowerPoint sehr unregelmäßig angewandt wird: zwischen den einzelnen Präsentationen liegen oft viele Monate.

Diese Liste ist auf Sekretariate zugeschnitten - also weder nicht für Designer oder Marketingspezialisten. Sie ist aus meiner Praixs entstanden - das sind Erfahrungswerte, die im Einzelfall natürlich abweichen können. Ich habe drei Kategorien unterschieden: Basis, Fortgeschritten und Spezialist. In jeder Kategorie gibt es ein "Muss", ein "Sollte" und ein "Optional".

Basiswissen

Thema		Bemerkung
Zeichenformate	Fett, Kursiv, Unterstrichen, hoch-/tiefstellen, Format übertragen, Schriftfarbe, Schriftart und -größe	Ohne dieses Wissen geht es gar nicht: dieses Wissen ist die absolute Basis für Wordanwender
Absatzformate	links-, rechtsbündig, Einrückung, Zeilenabstand, Rahmen, Absatz- und Zeilenschaltung
Folien	neue Folie einfügen, Folienlayout verwenden, Layout zurücksetzen; Platzhalter verwenden, Gliederungsebenen erstellen, Aufzählungssymbole
Entwurf	Design wählen, Seite einrichten
Drucken	Mehrere Folien pro Seite, einzelne Folien, Handzettel, Notizzettel
Neu	Neu mit Vorlage, neu auf Basis einer Präsentation
Speichern / Öffnen	Dateiformat ändern, als PDF speichern, Standardspeicherort definieren, Zuletzt verwendet
Ansicht	Normalansicht, Foliensortierung, Präsentationsansichten, Zoom
Kopieren/ Einfügen	Texte kopieren und einfügen, Einfügeoptionen, Folien kopieren und einfügen
Kopf-/ Fußzeile	einfügen, ausfüllen, nicht auf Titelfolie
Rechtschreibung	Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung, Sprache
Markieren	Mehrfachmarkierung, alles markieren	Das sollte man können, es ist ein wichtiges Grundlagenwissen
Zeichnen	Autoformen erstellen, Größe ändern, gerade Linien/Kreise/Quadrate zeichnen, Formen kopieren/einfügen, Formen ausrichten, gleiche Abstände, Gitternetzlinien, Füllfarbe, Rahmenart und -farbe, Formen beschriften
Tabellen	Platzhalter für Tabellen verwenden, Spalten/Zeilen einfügen/löschen, Folienlayouts anwenden
Bilder / Medien	Bilder einfügen, Bilder bearbeiten und formatieren, als Bild speichern

 

Fortgeschritten

Thema		Bemerkung
Kopieren / Einfügen	Folien kopieren, Zielformat verwenden, Quellformat beibehalten	Dieses Wissen könnte man als "Basis" für Fort-geschrittene bezeichnen.
Folien	Folienlayout ändern, Absatzeinrückung, Nummerierung von Absätzen, Spalten anwenden; Abschnitte einfügen, Abschnitt drucken
Entwurf	Hintergrundformate, Designfarben und -schriften anwenden
Notizen	Notizen hinzufügen, Notizenseiten anzeigen und drucken, Kommentare
Kopf-/ Fußzeile	Position der Platzhalter im Master anpassen, Platzhalter ein- und ausblenden
Speichern /Öffnen	PPS speichern, Handzettel mit Word erstellen
Drucken	Schwarz-Weiß-Druck, Folien rahmen, Skalieren
Markieren	Auswahlbereich
Zeichnen	Anordnen an den Folienrändern, dauerhaftes Zeichnen, Formen austauschen, Gruppieren/Entgruppieren, Auswahlbereich anzeigen, AutoFormen benennen, ein-/ausblenden
Tabellen	Tabelle aus Excel/Word einfügen
Diagramm	Platzhalter für Diagramm verwenden, Spalten/Zeilen hinzufügen oder löschen, Beschriftungen ändern, Zahlen ändern, Layout zuweisen (Säulen/Linien)
SmartArt	Platzhalter für SmartArt verwenden, SmartArts aus Textliste erstellen, Layout zuweisen, Beschriftungen erstellen, Punkte hinzufügen/löschen
Animation Folienüber- gang	Texte animieren, Absatzweise anzeigen, verschiedene Eingangsanimationen, Diagramm/SmartArt animieren; Folienübergänge verwenden, Zeiten einstellen, Übergang entfernen
Bilder / Medien	Audio einfügen, Fotoalbum einfügen	Von Fall zu Fall zu gebrauchen
Vorführen	Bildschirmpräsentation starten von Beginn, von aktueller Folie; von Folie zu Folie springen, vorwärts, zurück, zur ersten Folie, zur letzten Folie

 

Spezialist

Thema		Bemerkung
Zeichnen	AutoFormen anpassen, in den Vordergrund/Hintergrund, Drehen, Führungslinien zum Messen verwenden	"Basics" für Spezialisten. Damit sind Sie auch gewappnet, um Support leisten zu können
Diagramm	Diagramm formatieren, Legende ändern, Beschriftungsgrößen für Achsen, Gitternetzlinien ein/aus, Einfügen Diagramm aus Excel, Animation
Animation	Ausblenden nach dem Anzeigen, Diagramm/SmartArt nach Kategorien oder Serie, Optionen; Hervorheben von Text, Ausblenden, Animation mit oder nach vorheriger, Dauer und Geschwindigkeit, Richtung, Trigger (Animation durch Anklicken von Objekten), Reihenfolge ändern, Aktionsschaltflächen verwenden (Folie vor/zurück, gehe zu)
Vergleich	Präsentation vergleichen, Änderungen anzeigen und annehmen/ablehnen
Vorführen	Folie ausblenden, Markierungen hinzufügen, als PPSX speichern, Folien ausblenden, Referentenansicht verwenden, benutzerdef. Bildschirmpräsentation, Anzeigedauer testen und speichern, als Film speichern
Bilder / Medien	Video einfügen, Video beim Speichern einbetten	Sehr speziell und wenig verwendet
Master	Folienmaster aufrufen, Formate ändern im Hauptmaster, Formate ändern für ein Folienlayout, Neues Folienlayout erstellen
Entwurf	Designfarben und -schriften erstellen, Entwurf neu erstellen und speichern

30.11.2014