Tipps und Tricks rund um Outlook
Outlook-Wissen
In allen anderen Office-Programmen ist es sehr umstritten, was zum absolut notwendigen Grundlagenwissen gehört. In Outlook ist das Basiswissen einfacher zu bestimmen.
Diese Liste ist auf Sekretariate zugeschnitten - darum gehören viele Teamfunktionen dazu. Sie ist aus meiner Praixs entstanden - das sind Erfahrungswerte, die im Einzelfall natürlich abweichen können. Ich habe zwei Kategorien unterschieden: Basis und Fortgeschritten.
Basiswissen
Thema | Bemerkung | |
---|---|---|
Mail schreiben, beantworten, weiterleiten, Dokumente anhängen als Datei/Link, Anhänge speichern/drucken, Signaturen einrichten und anwenden, BCC, |
Ohne dieses Wissen geht es gar nicht: dieses Wissen ist die absolute Basis | |
Kalender | Tages/Wochen/Monatsansicht, mehrere Tage anzeigen, Termine eintragen, kopieren, verschieben und löschen; ganztägiges Ereignis erstellen als frei/gebucht, Besprechungsanfragen beantworten, erstellen, Teamkalender-Ansichten, öffentliche Kalender anzeigen; Terminserien, privater Termin | |
Kontakte | Adressen erfassen, Detailfenster für Name und Adresse ausfüllen, Telefonnummern mit Ländervorwahl, mehrere Telefonnummer und Mail-Anschriften, Speichern-unter-Name verwenden, Infos in Notizenfeld eintragen | |
Aufgaben | Aufgaben erstellen, Erinnerungen an Aufgaben, Anzeige im Kalender/Posteingang, Aufgaben erledigen | |
Notizen | erfassen | |
Suche | Suche nach Mails, Suche nach Absender/Empfänger, mit/ohne Anhang, suche im aktuellen Ordner/gesamten Postfach | |
Erinnerung | Erinnerung an Mails, Kontakte, Aufgaben, Termine einrichten, erledigt-Kennzeichen | Das sollte man können, es sind wichtige Grundlagen |
Abwesen-heit | Abwesenheitsnotiz erstellen, Abwesend von-bis, Notiz innerhalb/außerhalb der Firma | |
Organisation | Mail in Kalender oder Aufgabe kopieren/verschieben; Farbkategorien verwenden, zuweisen, Ordner anlegen, Postfachgröße beobachten | |
Outlook Optionen | Einstellungen für Mail und Kalender |
Fortgeschritten
Thema | Bemerkung | |
---|---|---|
Vertraulichkeit, Nachricht erneut senden, Nachricht zurückrufen, Entwurf speichern und wiederverwenden, Mailformate Antwort senden an, Senden im Auftrag, Ablaufdatum, zeitverzögert senden, Standardformate (Briefpapier), Zustell/Lesebestätigung anfordern, zurücksenden/verweigern, Abstimmungsschaltflächen verwenden/beantworten/auswerten |
Dieses Wissen könnte man als "Basis" für Fortgeschrittene bezeichnen. | |
Kalender | Besprechungsanfrage freie Termine suchen, ändern, aktualisieren, löschen und absagen,andere Zeiten vorschlagen zweite Zeitzone anzeigen | |
Kontakte | Bild zuweisen, Visitenkartenansicht gestalten, privater Kontakt, Postanschrift, Verteilerliste (Kontaktgruppe), Mail an mehrere Kontakte, neuer Kontakt in dieser Firma, Export als Tabelle, Seriendruck mit Word, weitere Kontaktordner anlegen | |
Aufgaben | Beginnt am / Fällig am, Prioritäten, Serienaufgaben, Aufgaben weiterleiten, zuweisen, annehmen, ablehnen, Statusbericht senden, Status überwachen | |
Suche | Suchordner verwenden, Suchordner anlegen | Wissen, das man von Fall zu Fall gut brauchen kann |
Erinnerung | Erinnerungsfenster anzeigen, To-Do-Liste, Anzeige im Kalender, Sortieren/Filtern nach Erinnerung, Suchordner für Mails mit Erinnerung | |
Abwesen-heit | Regeln | |
Anzeige | Anzeigentypen verwenden, sortieren, Mails nach Unterhaltung anordnen; Spalten hinzufügen, verschieben, löschen; Eigene Ansichten erstellen, Formate für Spalten (Datum kurz/lang) | |
Organisation | Suche nach Kategorien, große Elemente suchen, löschen, Archiv-Postfach einrichten und nutzen | |
Freigabe | Kalender/Kontakte freigeben, Rechte vergeben, freigegebenen Ordner anzeigen, Postfach/Posteingang freigeben, freigegebenen Posteingang öffnen, Senden im Auftrag erlauben, im Auftrag senden | |
Outlook Optionen | Feiertage einfügen, Sucheinstellungen, AutoArchivierung, Mailkopf Englisch |
30.11.2014