Tipps und Tricks rund um Excel

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Drucken - zu viele Seiten

Eine Arbeitsmappe belegt unerklärlich viel Speicher und druckt viele leere Seiten. Gegen den Ausdruck leerer und überflüssiger Seiten versuchen sich viele Anwender durch das Festlegen eines Druckbereichs zu wehren. Das ist leider nur eine halbe Lösung und stört sehr, wenn die Tabelle "wächst" - neu hinzugekommene Spalten oder Zeilen werden nicht gedruckt und der Druckbereich muss ständig angepasst werden.

Suchen Sie besser danach, woher diese überflüssigen Seiten stammen.

Excel druckt grundsätzlich von der ersten Zelle oben links (in der Regel A1) bis zur letzten Zelle unten rechts, die in Benutzung ist. Das sollte idealerweise die letzte Zelle mit einem Inhalt sein. Es kann aber passieren, dass Excel Zellen als "in Benutzung" deklariert, die nur mit Formaten gefüllt sind oder in denen mal etwas stand, das aber schon gelöscht ist.

Ermitteln Sie zuerst, in welcher Richtung sich die vermeintlich letzte Zelle befindet: ist sie unterhalb der eigentlichen Tabelle oder rechts davon? Davon hängt ab, was wir später löschen müssen.

• Drücken Sie STRG+ENDE
• Excel springt in die letzte Zelle, die aus seiner Sicht in Nutzung ist
• Merken Sie sich, ob Excel nach unten z. B. in die Zeile 1.048.576, aber noch innerhalb der benutzten Spalten springt, oder ob er im Bereich der benutzten Zeilen weit nach rechts wandert.
• Springen Sie wieder zurück in Ihre Tabelle.

Fall 1: Excel sieht die benutzte letzte Zelle unterhalb

• Suchen Sie den letzten unteren Eintrag in Ihrer Tabelle und stellen Sie die Zellmarkierung in Spalte A eine Zeile darunter; wenn Ihr letzter Eintrag in Zeile 80 ist, stellen Sie die Zellmarkierung in A81.
• Drücken Sie gleichzeitig STRG+SHIFT+Pfeil nach unten und sofort danach STRG+SHIFT+Pfeil nach Rechts
• Jetzt sind alle Zellen markiert von A81 bis XFD1048576
• Drücken Sie innerhalb dieser Markierung die rechte Maustaste und wählen Sie "Zellen löschen". Seien Sie nicht irritiert, wenn hier scheinbar nichts passiert. Die Zellen werden gelöscht und zeitgleich durch neue Zellen ersetzt. Sie sehen also keine Aktion.
• Klicken Sie zurück in den Tabellenbereich, der tatsächlich benutzt wird und speichern Sie Ihre Arbeitsmappe.

Fall 2: Excel sieht die benutzte letzte Zelle rechts

• Suchen Sie den letzten rechten Eintrag in Ihrer Tabelle und stellen Sie die Zellmarkierung in die Zeile 1 eine Spalte daneben; wenn Ihr letzter Eintrag in Spalte M ist, stellen Sie die Zellmarkierung in N1.
• Drücken Sie genau wie oben beschrieben: STRG+SHIFT+Pfeil nach unten, danach STRG+SHIFT+Pfeil nach Rechts; löschen Sie mit dem Befehl der rechten Maustaste die Zellen. Klicken Sie ebenfalls in die Zellen der Tabelle und speichern Sie die Arbeitsmappe.

Fall 3: Es gibt eine Kombination aus unten und rechts

Führen Sie nacheinander beide Schritte durch.

Es kann passieren, dass trotz Löschen der Zelle Rahmenlinien oder Schattierungen erhalten bleiben. Markieren Sie dann wie oben beschrieben die Zellen nach unten oder nach rechts und entfernen Sie die Formate mit dem Befehl "Start | Bearbeiten | Löschen: Formate löschen".

04.06.2017