Tipps und Tricks rund um Outlook

 

Senden im Auftrag

Achtung! Funktioniert nur im Zusammenhang mit Exchange!

Mit dem Stellvertreterrecht "Prüfer (Elemente lesen)" ist das Recht verbunden, eine Mail im Auftrag eines anderen zu senden ("send on behalf" heißt es auf Englisch). Es ist nicht notwendig, den Posteingang freizugeben - das Stellvertreterrecht ist unabhängig von der Freigabe.

Damit jemand in Ihrem Namen Mails senden kann, müssen Sie das Zugriffsrecht für den Stellvertreter einräumen.

• Klicken Sie auf "Datei / Informationen / Kontoeinstellungen"
• Wählen Sie "Zugriffsrecht für Stellvertretung"
• Klicken Sie auf "Hinzufügen" und suchen Sie nach dem Namen Ihres Stellvertreters.

Es öffnet sich das Fenster mit den Rechten. Stellen Sie für "Posteingang" mindestens ein "Prüfer (Elemente lesen)".

Falls Sie auch Rechte auf den Kalender geben, achten Sie darauf, dass kein Häkchen bei "Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten" gesetzt ist!

Im unteren Teil des Dialogs können Sie entscheiden, ob Ihr Stellvertreter auch private Mails sehen darf oder nicht. Standardmäßig ist hier kein Häkchen gesetzt.

Mit diesem Recht ist jetzt verbunden:

• Posteingang öffnen über "Datei / Öffnen / Ordner eines anderen Benutzers"
• Senden von Mails "Im Auftrag"

Wenn Sie ein Vertreter-Recht haben, senden Sie Mails im Auftrag so: Erstellen Sie eine neue Mail Klicken Sie auf "Von" und dann auf "Weitere E-Mail-Adresse" Suchen Sie nach dem Namen desjenigen, den Sie vertreten
Der Name wird anschließend angezeigt. Schreiben und senden Sie die Mail wie gewöhnlich.

Bei der zweiten Mail, die Sie im Auftrag senden, können Sie den Namen direkt aus der Liste unterhalb von "Von" wählen.

Beim Empfänger wird als Absender Ihr Name und der des zu Vertretenden angezeigt:
"Mein Name" im Auftrag von "Auftraggebername".

Absender bin ich, im Auftrag meines Mannes - beide Namen und Mailadressen werden gezeigt.	oder auf Englisch:
In der Inbox wird in der Spalte "Von" der Name des zu Vertretenden gezeigt; mein Name taucht hier nicht auf.

Eine Antwort geht an den zu Vertretenden (also hier an Bork, Ulrich)

Die Mail wird in den Gesendeten Objekten des Versenders gespeichert - in diesem Fall also in meinen Gesendeten Objekten, nicht in denen von Ulrich. Wenn das anders sein soll, muss ein Hotfix eingespielt werden und RegKey angepasst werden. Wen das interessiert: Informationen findet man unter http://www.msoutlook.info/question/278

Es gibt noch die Variante "Senden als", bei der nicht erkenntlich ist, dass jemand anderes sendet. Das kann in Outlook nicht eingestellt werden, sondern ist eine Einstellung in Exchange.

08.04.2012