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Pia Bork
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Tipps und Tricks rund um Excel

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Datenüberprüfung

In eine Zelle sollen nur bestimmte Werte eingetragen werden, andere Eintragungen sollen mit einer Fehler-Meldung quittiert werden. Dazu dient die "Datenüberprüfung" vom Register "Daten".

Sie können die Eingabe einer Zelle begrenzen auf:

  • Ganze Zahlen oder Dezimalzahlen mit Ober- und Untergrenze
  • Listen mit vorgegebenen Begriffen
  • Datum und Zeit innerhalb eines bestimmten Zeitraumes
  • eine bestimmte Textlänge

 

Auf dem Register "Eingabemeldung" tragen Sie die Meldung ein, die der Anwender bekommt, sobald er auf die Zelle klickt. Die "Fehlermeldung" wird angezeigt, wenn ein nicht erlaubter Eintrag bestätigt wird.

Für eine Zelle lasse ich ein Datum zu zwischen dem 01.01. und dem 31.12.2013.

Das Datum kann in die Zeilen "Anfangsdatum" bzw. "Enddatum" eingetragen werden.

 

 

Sie können Anfangs- und Enddatum auch in die Tabelle schreiben und einen Zellbezug angeben.

 

Die Zellen mit dem Datumsbereich (im Beispiel oben J2 und J3) können auf dem gleichen Blatt stehen oder auf einem anderen Blatt in der gleichen Datei. Ein weiteres Beispiel mit der Einschränkung auf einen einzigen Monat finden Sie hier.

In der Zelle B2 sollen nur die Städte eingetragen werden, in denen auch Filialen sind. Dafür gebe ich eine "Liste" mit Städtenamen vor.

Als "Quelle" können Sie die Stadtnamen direkt eintippen. Trennen Sie die Einträge durch ein Semikolon.

Damit eine bequeme Auswahl erfolgt, aktivieren Sie "Zellendropdown".

 

 

Die Auswahl in der Tabelle sieht so aus:

 

 

Der Nachteil einer solchen Liste ist die Starrheit. Ändern sich die Namen oder werden es mehr, muss ich jedesmal in den Dialog gehen und dort Änderungen vornehmen. Praktischer ist eine Liste, die sich dynamisch erweitern lässt.

Schreiben Sie auf dem gleichen Blatt die Städtenamen untereinander in eine Spalte. Formatieren Sie den Bereich als Tabelle (Start / Als Tabelle formatieren).

Stellen Sie als Datenüberprüfung ein:

 

Im Dropdownfeld zu B2 wird die Liste der bisherigen Stadtnamen angezeigt. Um die Liste zu erweitern klicken Sie in die letzte Zelle der Stadtnamen (bei mir Landshut - I5) und drücken Sie die TAB-Taste.

Ergänzen Sie um weitere Städte. Sie werden sofort in die Dropdown-Liste übernommen.

 

 

Die Liste der Filialnamen kann auch auf einem anderen Blatt stehen. Dann müssen Sie so vorgehen - und zwar genau in dieser Reihenfolge:

  • Klicken Sie auf "Neu"
  • Vergeben Sie den Namen (z. B. Filialen)
    Der Bereich muss sein "Arbeitsmappe"
  • Bestätigen Sie mit OK und schließen Sie den Namensmanager.

 

Erst anschließend formatieren Sie die Tabelle mit "Start / Als Tabelle formatieren".

Achten Sie darauf, dass "Tabelle hat Überschriften" aktiviert ist.

 

In der Datenüberprüfung tragen Sie als Quelle für die Liste nur den Namen ein, den Sie im Namensmanager vergeben haben - bei mir ist das "Filialen".

 

 

Um die Tabelle und damit die Dropdown-Liste zu ergänzen, müssen Sie immer in der formatierten Tabelle aus dem letzten Städtenamen mit TAB einen weiteren erzeugen.

Achten Sie darauf, dass der blaue Rahmen immer alle Städtenamen umfasst.

Ausgehend von "Landsberg" habe ich mit TAB die nächste leere Zelle erzeugt - hier kommt der nächste Stadtname.

Wichtig ist der blaue Rahmen, der immer alle Stadtnamen umfassen muss.

 

 

 

09.03.2013

Als Tabelle formatieren

Tabellen sind dynamisch - am Ende wird mit TAB immer die nächste Zelle für einen neuen Datensatz erzeugt.

Als Tabelle formatieren

Als Basis für ein dynamisches Diagramm

Dynamische Bezüge mit INDIREKT